Nhiệm vụ
chính của hướng dẫn viên là giới thiệu, hướng dẫn du khách theo 1 số loại hình
du lịch theo mục đích cụ thể mà khách và đơn vị kinh doanh du lịch đã thỏa thuận
trong hợp đồng. Vì vậy, bất kỳ hướng dẫn viên nào khi tác nghiệp phải thành thạo
kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ, đồng nghĩa với việc nắm vững các quy chế, luật
lệ của nhà nước để tránh phạm luật trong quá trình hướng dẫn khách du lịch nội
địa và cả khách du lịch quốc tế. Các kiến thức bao gồm: quy định, thủ tục xuất
nhập cảnh, các thông lệ quốc tế, từng khu vực để giải thích, hướng dẫn, giúp đỡ
du khách.
Hướng dẫn
viên phải nắm rõ nội dung chi tiết trong hợp đồng của đơn vị mình với các đơn vị
trong và ngoài nước, nắm rõ chương trình du lịch (khách mua tour trực tiếp hay
thông qua các trung tâm môi giới),…Khi hiểu rõ về tour của khách thì hướng dẫn
viên mới có thể xây dựng kế hoạch công tác cụ thể, dự đoán các tình huống có thể
xảy ra để chuẩn bị tâm lý và cách giải quyết tốt hơn, đồng thời thông báo cho
du khách về lịch trình từ lúc khách mua tour cho đến lúc thực hiện tour và kết
thúc tour.
Hướng dẫn
viên không thể thực hiện nhiệm vụ 1 cách máy móc mà cần phải linh động, trở
thành người bạn đồng hành, đáng tin cậy của du khách, vì thế, hướng dẫn viên phải
giao tiếp tốt, biết cách ứng xử và nắm bắt tâm lý của du khách. Đó là kiến thức
chuyên môn đòi hỏi hương dẫn viên phải liên tục trau dồi, học hỏi vì các thói
quen ứng xử , tâm lý con người có thể thay đổi tùy theo điều kiện lịch sử.
Chất lượng chuyên môn của hướng dẫn
viên phụ thuộc khá
nhiều vào khối lượng kiến thức mà hướng dẫn viên tích lũy và áp dụng trong thực
tiễn. Những quy tắc xã giao cơ bản, những yêu cầu và tri thức nghề nghiệp bắt buộc
phải có trước khi hướng dẫn viên tiếp nhận phục vụ khách du lịch.
Hướng dẫn
viên cần nắm rõ và thực hiện tốt nghệ thuật diễn đạt trước khách du lịch – là những
người mới gặp lần đầu, có thói quen, khả năng nghe nhìn và cảm nhận khác nhau.
Một hướng dẫn viên giỏi nghiệp vụ vừa phải nắm được tâm lý du khách vừa nắm được các lý thuyết truyền đạt cơ bản: ngắt
quãng, lên giọng, xuống giọng, nhấn mạnh, chậm rãi, lướt nhanh,…đặc biệt, hướng
dẫn viên phải sử dụng ngôn ngữ chính xác, dễ hiểu, có sức truyền cảm, thu hút
người nghe.
Những thông
tin mà hướng dẫn viên đưa ra phải có sức thuyết phục và được du khách tiếp thu
dễ dàng theo mục đích, nhu cầu du lịch của khách. Hạn chế tối đa sự biểu lộ
nhàm chán trong ngôn từ cũng như nội dung trình bày, không đọc bằng giọng văn
vô cảm thông qua các nội dung thuyết trình đã được chuẩn bị sẵn. Nội dung trình
bày chỉ thật sự có hồn khi hướng dẫn viên yêu nghề đúng nghĩa, quý trọng khách
và trân trọng các nguồn tài nguyên du lịch quốc gia: danh lam thắng cảnh, di
tích lịch sử, phong tục, tập quán,…